Como calcular a cota de aprendizagem (2026): base de cálculo, exclusões e calculadora

Poucas obrigações trabalhistas geram tanta autuação por erro de conta quanto a cota de aprendizagem. A empresa até sabe que precisa contratar aprendiz, mas erra a base: soma todo mundo do CNPJ, esquece de tirar os cargos de confiança, tira quem não podia tirar, e o número sai errado nos dois sentidos. Contratar menos que o mínimo é infração. Contratar acima do teto de 15% também é.

Este guia mostra como calcular a cota certa, quais funções entram e quais ficam de fora, com a base legal de cada regra e um exemplo fechado. No meio do texto tem uma calculadora gratuita para você conferir o número do seu estabelecimento agora.

O que é a cota de aprendizagem

O art. 429 da CLT obriga os estabelecimentos de qualquer natureza a empregar e matricular em curso de aprendizagem um número de aprendizes equivalente a 5%, no mínimo, e 15%, no máximo, dos trabalhadores existentes em cada estabelecimento cujas funções demandem formação profissional.

Três detalhes que mudam o resultado da conta:

• A cota é por estabelecimento, não por empresa. Cada CNPJ tem a sua: a matriz calcula a dela, cada filial calcula a sua.
• São dois limites, não um. Descumprir o mínimo é infração; estourar o máximo também.
• Fração vira aprendiz. As frações de unidade dão lugar à admissão de um aprendiz (art. 429, caput e § 1º, da CLT). É por isso que 3,85 vira 4.

Quem é obrigado, e a partir de quantos empregados

A obrigação nasce quando o estabelecimento tem 7 ou mais empregados em funções que demandem formação profissional. Abaixo disso não há cota. E mais: o estabelecimento fica impedido de contratar aprendiz, porque qualquer contratação estouraria o teto de 15%.

A conta fecha: com 7 empregados na base, 15% dá 1,05 (ou seja, 1 aprendiz de teto) e 5% dá 0,35, que a regra da fração transforma em 1. Com 6 empregados, 15% dá 0,9, então não cabe nenhum aprendiz dentro do teto.

Quem está dispensado

• Microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP): art. 56, I, do Decreto nº 9.579/2018.
• Entidades sem fins lucrativos que tenham por objetivo a educação profissional: art. 56, II, do mesmo decreto: Serviços Nacionais de Aprendizagem (SENAI, SENAC, SENAT, SENAR, SESCOOP), escolas técnicas públicas que ministrem cursos de aprendizagem, entidades registradas no Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente inscritas no CNAP e entidades de prática desportiva filiadas ao Sistema Nacional do Desporto que atuem com esses cursos.
• Órgãos públicos que não adotam o regime celetista. A obrigação pressupõe contratação pela CLT; se o ente público contrata pelo regime estatutário, não se aplica (art. 58, parágrafo único, do Decreto nº 9.579/2018).

Dispensado não é proibido: quem está fora da obrigação pode contratar aprendiz se quiser, só precisa seguir as mesmas regras.

A base de cálculo: quem entra e quem fica de fora

A base é o total de empregados celetistas do estabelecimento menos as exclusões legais. E as exclusões são só estas quatro:

1. Funções que exijam formação de nível técnico ou superior e os cargos de direção, de gerência ou de confiança.
2. Empregados em regime de trabalho temporário da Lei nº 6.019/1973.
3. Os aprendizes já contratados.
4. Empregados afastados recebendo benefício do INSS.

Para saber qual escolaridade a função exige, o critério é um só: a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) do Ministério do Trabalho e Emprego. Não é o organograma interno, não é o nome do cargo na carteira, não é o costume do setor. É a CBO.

O erro que mais gera autuação

Excluir a pessoa em vez da função. O que sai da base é a função que exige nível técnico ou superior para ser exercida. Um assistente administrativo formado em Psicologia continua na base de cálculo: a formação é dele, não é requisito da função. Quem tira da base todo empregado com diploma reduz artificialmente a cota, e é exatamente esse número que a fiscalização refaz.

Calculadora da cota de aprendizagem

Preencha com os números do seu estabelecimento (um CNPJ por vez):

Ferramenta de apoio. O enquadramento de cada função depende da CBO aplicável. Em caso de dúvida, consulte a Inspeção do Trabalho.

Exemplo fechado

Estabelecimento com 100 empregados celetistas. Desses: 12 em funções que exigem nível técnico ou superior, 5 em cargos de direção, gerência ou confiança, 3 temporários da Lei 6.019/1973, 2 aprendizes já contratados e 1 afastado recebendo benefício do INSS.

• Base de cálculo: 100 − 12 − 5 − 3 − 2 − 1 = 77
• Mínimo: 77 × 5% = 3,85 → a fração dá lugar a um aprendiz → 4 aprendizes
• Máximo: 77 × 15% = 11,55 → 11 aprendizes

Resultado: esse CNPJ precisa manter entre 4 e 11 aprendizes. Repare que o erro de tirar da base os 20 empregados "que têm faculdade" (e não as funções que exigem faculdade) derrubaria a base para 57 e o mínimo para 3: uma vaga a menos do que a lei exige, e um auto de infração à espera.

O que NÃO pode ser excluído da base

Essa é a outra metade do erro. Não saem da base:

• Funções insalubres ou perigosas. A empresa continua obrigada, e cumpre a cota com jovens de 18 a 24 anos (art. 53, I, do Decreto nº 9.579/2018), com pessoas com deficiência a partir dos 18, ou levando a prática para ambiente protegido na entidade formadora (art. 65, I).
• Funções de baixa complexidade ou escolaridade. A aprendizagem é formação profissional de nível básico; não existe função "simples demais" para sair da conta.
• Funções com exigência legal específica, como motorista e vigilante.
• Funções sem curso de aprendizagem na localidade. A falta de oferta não exclui a função da base: o estabelecimento contrata aprendizes para outras funções.
• Funções excluídas por acordo ou convenção coletiva. Norma coletiva não pode dispor sobre isso (art. 611-B, X, da CLT).

O que acontece quando a conta está errada

A fiscalização é da Inspeção do Trabalho, e as consequências vão além da multa do art. 434 da CLT: encaminhamento ao Ministério Público do Trabalho, termo de ajuste de conduta, ação civil pública e impedimento de participar de licitações (arts. 92, XVII, 116 e 137, IX, da Lei nº 14.133/2021). Em processos de compra pública, a declaração de cumprimento da cota é documento exigido.

Perguntas rápidas

Quem pode ser aprendiz? Jovem de 14 a 24 anos incompletos; se não concluiu o Ensino Médio, precisa estar matriculado e frequentando a escola (art. 428, § 1º, da CLT). Para pessoa com deficiência não há limite máximo de idade (art. 428, § 5º).

O aprendiz precisa trabalhar na atividade-fim? Não. Definido o número, o estabelecimento aloca os aprendizes nas funções que quiser, conforme o curso escolhido.

A cota é por empresa ou por CNPJ? Por estabelecimento: cada CNPJ (matriz e filiais) calcula a sua.

Base legal

Arts. 428, 429, 430, 433 e 434 da CLT; Lei nº 10.097/2000; Decreto nº 9.579/2018 (arts. 50 a 66); Lei nº 6.019/1973; Lei nº 14.133/2021; Portaria MTE nº 3.872/2023; Manual da Aprendizagem Profissional, Ministério do Trabalho e Emprego, edição revista e ampliada, 2024.